Kategoria: Magazyn e-commerce

Przekazanie obsługi magazynowej partnerowi logistycznemu zaczyna się wcześniej niż wyjazd pierwszej ciężarówki. Trzeba uporządkować informacje o produktach, zamówieniach i odpowiedzialności za kolejne czynności. Rozważając współpracę z Insidelog, dobrze przygotować obraz codziennej pracy firmy. Sprawne wdrożenie opiera się na ustaleniach, które dają się sprawdzić w praktyce.

Zakres współpracy wynika z codziennych zleceń

Logistyka kontraktowa może obejmować przyjęcie dostaw, składowanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów. Każdy z tych etapów wymaga jednak doprecyzowania. Sklep sprzedający pojedyncze kosmetyki ma inne potrzeby niż hurtownia zamawiająca pełne kartony. Opis typowego zamówienia mówi więcej niż sama miesięczna liczba wysyłek. Przydają się dane o liczbie produktów w paczce, sezonowych wzrostach sprzedaży i czynnościach dodatkowych, takich jak dołączanie materiałów promocyjnych.

Dane o towarze muszą być jednoznaczne

Przed rozpoczęciem współpracy z Insidelog należy uzgodnić sposób identyfikacji produktów. Nazwa handlowa może być zbyt ogólna, jeśli towar występuje w kilku rozmiarach lub kolorach. Potrzebne są odrębne oznaczenia wariantów, poprawne kody i przeliczniki opakowań. System musi odróżniać jedną sztukę od kartonu zawierającego dwanaście sztuk. Znaczenie mają również wymiary, masa oraz wymagania dotyczące przechowywania. Brakujące informacje ujawnione dopiero podczas rozładunku utrudniają przyjęcie dostawy.

Próba procesu przed pierwszą wysyłką

Połączenie sklepu z systemem magazynowym powinno zostać sprawdzone na kilku scenariuszach. Próba może obejmować zwykłe zamówienie, zakup wielu wariantów, anulowanie zlecenia i zmianę adresu. Następnie trzeba zobaczyć, czy do sklepu wracają właściwe statusy oraz informacje o dostępności. Udany test obejmuje całą drogę informacji, od zakupu do potwierdzenia wysyłki. W ten sposób można zauważyć, że produkt ma inny kod w sklepie i magazynie albo że korekta zlecenia dociera już po rozpoczęciu pakowania.

Przeniesienie zapasu wymaga wyraźnej granicy

Podczas przeprowadzki magazynu szczególnie łatwo pomylić towar dostępny z towarem pozostającym w drodze. Dlatego plan powinien określać, do kiedy zamówienia obsługuje dotychczasowa lokalizacja i od kiedy przejmuje je nowa. Potrzebne jest też uzgodnienie liczby przekazywanych sztuk z wynikiem ich przyjęcia. Zapas w transporcie nie powinien automatycznie oznaczać gotowości do wysyłki. Przy przenoszeniu towaru partiami każda partia powinna mieć własne potwierdzenie, aby sprzedaż korzystała z aktualnych danych.

Pierwsze dni służą dopracowaniu zasad

Uruchomienie współpracy z Insidelog warto zakończyć przeglądem pierwszych dostaw i zamówień. Ważne są rozbieżności ilościowe, opóźnione informacje oraz przypadki wymagające decyzji właściciela towaru. Trzeba ustalić, kto wyjaśnia niezgodność i jak szybko przekazuje odpowiedź. Każdy powtarzający się problem powinien prowadzić do poprawy konkretnej instrukcji. Jeżeli magazyn regularnie pyta o sposób pakowania jednego produktu, rozwiązaniem będzie jasny wzór postępowania. Tak powstaje proces, który można później rozwijać wraz ze sprzedażą.

Magazyn może być pełny, a firma nadal odczuwać braki produktów potrzebnych klientom. Dzieje się tak, gdy znaczną część miejsca zajmują towary sprzedające się powoli. Duża wartość magazynu nie jest równoznaczna z dobrze dobranym asortymentem. Ocena zalegającego towaru wymaga jednak więcej uwagi niż wskazanie produktów z najmniejszą sprzedażą.

Powolna sprzedaż ma różne przyczyny

Dekoracje sezonowe mogą czekać na kolejny okres zwiększonego popytu, a rzadko zamawiana część zamienna bywa potrzebna do szybkiej naprawy urządzenia. Inaczej wygląda sytuacja produktu, który przestał odpowiadać potrzebom klientów. Mała liczba wydań nie wystarcza do uznania zapasu za zbędny. Trzeba sprawdzić jego przeznaczenie, plan sprzedaży oraz czas oczekiwania na nową dostawę. Ten sam poziom zapasu może być uzasadniony dla trudno dostępnego elementu i nadmierny dla łatwego do uzupełnienia towaru.

Ocena dotyczy konkretnego wariantu

Łączna sprzedaż danego modelu może ukrywać fakt, że jeden kolor cieszy się zainteresowaniem, a inny od miesięcy pozostaje na półce. Podobnie bywa z rozmiarami i pojemnościami. Dlatego analiza powinna sięgać do pojedynczych wariantów oraz partii dostaw. Data ostatniego wydania i wiek zapasu opisują dwie różne rzeczy. Produkt sprzedany wczoraj może nadal mieć starszą partię bez odbiorców. Przy towarach o ograniczonej trwałości dodatkowo trzeba uwzględniać termin przydatności i możliwość sprzedaży przed jego upływem.

Zapas warto odnieść do tempa sprzedaży

Jeżeli w magazynie jest 240 sztuk, a przeciętna sprzedaż wynosi 60 sztuk miesięcznie, zapas wystarczy na cztery miesiące przy niezmiennym tempie sprzedaży. Takie obliczenie pomaga porównywać produkty o różnej popularności. Pokrycie zapasem jest opisem opartym na przyjętym tempie, a nie gwarancją przyszłego popytu. Wynik wymaga ostrożności przy sezonowości, nowym produkcie lub zakończonej promocji. Średnia z intensywnego miesiąca może sugerować szybkie opróżnienie półki, choć kolejny okres przyniesie znacznie mniej zamówień.

Działanie powinno odpowiadać źródłu problemu

Jeżeli zapas urósł wskutek zbyt dużych dostaw, pierwszym krokiem może być ograniczenie nowych zakupów. Gdy towar jest mało widoczny w sklepie, przydatne będzie poprawienie opisu lub ekspozycji. Zestaw promocyjny ma sens wtedy, gdy odpowiada potrzebom odbiorcy i pozostaje opłacalny po doliczeniu pakowania. Przepakowanie samo w sobie nie tworzy popytu. Przed uruchomieniem akcji trzeba policzyć jej koszt, sprawdzić stan produktów i ustalić, jak zmierzyć rezultat. Dzięki temu firma nie dokłada kolejnych wydatków do nietrafionej decyzji zakupowej.

Regularny przegląd ogranicza narastanie zapasu

Analizę wolno sprzedających się produktów dobrze połączyć z planowaniem kolejnych dostaw. Raport powinien pokazywać ilość, historię wydań i towary już zamówione u dostawcy. Ustalenia wymagają osoby odpowiedzialnej oraz terminu ponownej oceny. Przegląd zapasu przynosi efekt wtedy, gdy prowadzi do decyzji zakupowej lub sprzedażowej. Samo przesunięcie palety w mniej dostępne miejsce może zwolnić wygodną lokalizację kompletacyjną, ale towar nadal zajmuje przestrzeń i wiąże pieniądze. Potrzebny jest plan jego dalszego wykorzystania.