Przekazanie obsługi magazynowej partnerowi logistycznemu zaczyna się wcześniej niż wyjazd pierwszej ciężarówki. Trzeba uporządkować informacje o produktach, zamówieniach i odpowiedzialności za kolejne czynności. Rozważając współpracę z Insidelog, dobrze przygotować obraz codziennej pracy firmy. Sprawne wdrożenie opiera się na ustaleniach, które dają się sprawdzić w praktyce.
Zakres współpracy wynika z codziennych zleceń
Logistyka kontraktowa może obejmować przyjęcie dostaw, składowanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów. Każdy z tych etapów wymaga jednak doprecyzowania. Sklep sprzedający pojedyncze kosmetyki ma inne potrzeby niż hurtownia zamawiająca pełne kartony. Opis typowego zamówienia mówi więcej niż sama miesięczna liczba wysyłek. Przydają się dane o liczbie produktów w paczce, sezonowych wzrostach sprzedaży i czynnościach dodatkowych, takich jak dołączanie materiałów promocyjnych.
Dane o towarze muszą być jednoznaczne
Przed rozpoczęciem współpracy z Insidelog należy uzgodnić sposób identyfikacji produktów. Nazwa handlowa może być zbyt ogólna, jeśli towar występuje w kilku rozmiarach lub kolorach. Potrzebne są odrębne oznaczenia wariantów, poprawne kody i przeliczniki opakowań. System musi odróżniać jedną sztukę od kartonu zawierającego dwanaście sztuk. Znaczenie mają również wymiary, masa oraz wymagania dotyczące przechowywania. Brakujące informacje ujawnione dopiero podczas rozładunku utrudniają przyjęcie dostawy.
Próba procesu przed pierwszą wysyłką
Połączenie sklepu z systemem magazynowym powinno zostać sprawdzone na kilku scenariuszach. Próba może obejmować zwykłe zamówienie, zakup wielu wariantów, anulowanie zlecenia i zmianę adresu. Następnie trzeba zobaczyć, czy do sklepu wracają właściwe statusy oraz informacje o dostępności. Udany test obejmuje całą drogę informacji, od zakupu do potwierdzenia wysyłki. W ten sposób można zauważyć, że produkt ma inny kod w sklepie i magazynie albo że korekta zlecenia dociera już po rozpoczęciu pakowania.
Przeniesienie zapasu wymaga wyraźnej granicy
Podczas przeprowadzki magazynu szczególnie łatwo pomylić towar dostępny z towarem pozostającym w drodze. Dlatego plan powinien określać, do kiedy zamówienia obsługuje dotychczasowa lokalizacja i od kiedy przejmuje je nowa. Potrzebne jest też uzgodnienie liczby przekazywanych sztuk z wynikiem ich przyjęcia. Zapas w transporcie nie powinien automatycznie oznaczać gotowości do wysyłki. Przy przenoszeniu towaru partiami każda partia powinna mieć własne potwierdzenie, aby sprzedaż korzystała z aktualnych danych.
Pierwsze dni służą dopracowaniu zasad
Uruchomienie współpracy z Insidelog warto zakończyć przeglądem pierwszych dostaw i zamówień. Ważne są rozbieżności ilościowe, opóźnione informacje oraz przypadki wymagające decyzji właściciela towaru. Trzeba ustalić, kto wyjaśnia niezgodność i jak szybko przekazuje odpowiedź. Każdy powtarzający się problem powinien prowadzić do poprawy konkretnej instrukcji. Jeżeli magazyn regularnie pyta o sposób pakowania jednego produktu, rozwiązaniem będzie jasny wzór postępowania. Tak powstaje proces, który można później rozwijać wraz ze sprzedażą.