Dwie firmy wysyłają po tysiąc paczek miesięcznie, lecz każda ponosi inne koszty magazynowe. Jedna pakuje pojedyncze książki, druga kompletuje zestawy z kilku produktów i dodaje opakowania prezentowe. Sama liczba przesyłek nie wyjaśnia tej różnicy. Rzetelne porównanie kosztów wymaga sprawdzenia, jakie czynności mieszczą się w podanej cenie. Dopiero wtedy można ocenić własną organizację pracy i ofertę operatora logistycznego.
Droga zamówienia zaczyna się przed pakowaniem
Towar trzeba najpierw odebrać, sprawdzić, rozmieścić i przechować. Później dochodzą pobranie produktów, przygotowanie paczki oraz przekazanie jej przewoźnikowi. W zależności od umowy poszczególne czynności mogą mieć odrębne opłaty. Cena kompletacji nie musi obejmować składowania, materiałów ani transportu. Dlatego wycenę należy czytać jako opis całego procesu. Przydatne jest ustalenie, które koszty dotyczą każdej przesyłki, a które zależą od dostaw towaru lub liczby zajętych miejsc magazynowych.
Złożoność koszyka zmienia ilość pracy
Zamówienie z jedną sztuką produktu wymaga innego przygotowania niż koszyk z sześcioma różnymi produktami. Dodatkowe wymagania mogą obejmować foliowanie, naklejenie etykiety albo złożenie zestawu. Podobna liczba paczek może oznaczać bardzo różne obciążenie magazynu. Do porównania ofert potrzebne są więc dane o przeciętnej liczbie pozycji i sztuk w zamówieniu. Warto sprawdzić również sposób naliczania dopłat, na przykład za kolejną pozycję, dodatkową sztukę lub usługę wykonywaną ręcznie.
Koszty stałe rozkładają się na liczbę zleceń
W uproszczonym przykładzie firma ponosi 3000 zł kosztów stałych miesięcznie i 4 zł kosztu zmiennego na zamówienie. Przy 2000 zleceń łączny koszt wynosi 11 000 zł, czyli 5,50 zł na zlecenie. Przy 500 zleceniach jest to 5000 zł, czyli 10 zł na zlecenie. To przykładowe założenia obliczeniowe. Spadek sprzedaży może podnieść koszt jednostkowy nawet bez zmiany stawek. Porównując własny magazyn z obsługą zewnętrzną, trzeba sprawdzić, jak w obu wariantach zachowują się koszty w spokojnych i intensywnych miesiącach.
Średnia potrzebuje jasno określonego zakresu
Średni koszt można obliczyć, dzieląc koszty przypisane do badanego okresu przez liczbę obsłużonych zamówień. Wynik ma sens, jeśli wiadomo, co obejmuje licznik i które zlecenia uwzględnia mianownik. Czy wliczono przewoźnika, zwroty i materiały? Czy porównujemy kwoty netto z netto, a brutto z brutto? Tę samą metodę trzeba stosować w kolejnych miesiącach i przy ocenie różnych ofert. Jednorazowe wydatki związane z uruchomieniem współpracy dobrze pokazać osobno, aby nie zniekształcały obrazu bieżącej obsługi.
Oszczędności wynikają z rozpoznania przyczyny kosztu
Jeżeli dużo czasu pochłania ponowne pakowanie uszkodzonych produktów, problem może leżeć w opakowaniu dostawcy. Gdy rosną opłaty za składowanie, trzeba przyjrzeć się długo zalegającym zapasom. Obniżanie kosztów jest skuteczniejsze, gdy dotyczy konkretnej przyczyny dodatkowej pracy. Najniższa stawka za pojedynczą czynność nie przesądza o najniższym koszcie całej obsługi. Pełny rachunek pozwala wybrać zmianę, która ograniczy wydatki bez pogorszenia zabezpieczenia towaru i jakości realizacji zamówień.